Videokonferenzsysteme

I. Microsoft Teams

Es gelten die aktuellen Microsoft-Richtlinien. Mehr Informationen:

https://servicetrust.microsoft.com/ViewPage/GDPRGetStarted

II.    Zoom - Auftragsverarbeiter

Die Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113, ist als Auftragsverarbeiter im Sinne von Artikel 28 DS-GVO für die Gemeinde sowie Gemeindewerke Niefern-Öschelbronn tätig.

III.    Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Form der Datenverarbeitung hängt davon ab, wie der Dienst genutzt wird. Zoom ermöglicht eine flexible Gestaltung der Online-Meetings. Als Host oder Moderator werden die in Ihrem Zoom-Account hinterlegten personenbezogenen Daten zur Verwaltung der Zoom-Räume verarbeitet. Als Teilnehmer*in können Sie darüber entscheiden, ob Sie am Chat teilnehmen oder ob Sie Ihr Mikrofon bzw. Ihre Kamera freigeben. Grundsätzlich kommt es zu folgender Verarbeitung durch Zoom:

1.    Benutzer*innen-Daten

  1. Bei dienstlichen Zoom-Accounts werden nach dem Login und der Bestätigung durch die Nutzer*innen (Anmeldevorgang) folgende Daten an Zoom übertragen:
    • Pseudonym, sonst optional der vollständige Name (Anzeigename) sowie Vorname(n) und Nachnamen als getrennte Felder;
    • Spracheinstellung;
    • optional Abteilung; die dienstliche E-Mail-Adresse der Person;
    • der Name der Einrichtung
    • optional Stellenbezeichnung;
    • optional Telefonnummer
    • optional Ort
    • optional Unternehmen bzw. Einrichtung
    • Kennwort zur Anmeldung
  1. Wenn Sie sich mit einem sonstigen Zoom-Account anmelden, werden die dort hinterlegten personenbezogenen Daten verarbeitet
  2. Wenn Sie sich mit einem Zoom-Raum (im Browser oder per Client) als Gast ohne Anmeldung mittels Zoom-Account verbinden, werden Sie darum gebeten, sich selbst ein Alias zu wählen, um Ihren Namen gegenüber Zoom nicht offenlegen zu müssen
  3. Wenn Sie sich per Telefoneinwahl zuschalten, wird Ihre Telefonnummer verarbeitet


2.    Video-, Audio- und Textdaten

  1. Videodaten, sofern Sie die Kamera Ihres Endgeräts freigegeben haben
  2. Audiodaten, sofern Sie das Mikrofon Ihres Endgeräts freigegeben haben
  3. Textdaten, sofern die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktion genutzt wird

3.    Meeting-Metadaten

  1. Dauer des Meetings
  2. Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme von Personen
  3. Name und Beschreibung des Meetings
  4. Geplantes Datum / Uhrzeit des Meetings
  5. Chat-Status
  6. IP-Adressen der zur Teilnahme verwendeten Endgeräte sowie weitere Geräte-/Hardware- In-formationen (MAC-Adresse, andere Geräte-IDs (UDID), Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher, Art der Verbindung u.a.), ungefähre Position zur Herstellung einer Verbindung zum nächstgelegenen Zoom-Rechenzentrum

4.    Meeting-Aufzeichnungen (optional)

  1. mp4 aller Video- und Audioaufnahmen und Präsentationen
  2. m4a aller Audioaufnahmen
  3. Textdatei aller Annotationen, Chats, Audio-Protokolldatei
  4. Audio-Protokolldatei und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden. 

5.    Beschäftigte in Verwaltung/Beschaffung:

  1. Vollständiger Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Rechnungs- und Beschaffungsdaten

Video- und Audiodaten enthalten jedenfalls Ihr Abbild sowie Ihre Stimme als personenbezogene Daten im Sinne des Artikel 4 Nummer 1 DS-GVO, da sich die Daten auf Sie als identifizierte bzw. identifizierbare natürliche Person beziehen. Darüber hinaus kann der Inhalt Ihrer Beiträge Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen. Auch IP-Adresse und Geräte-/Hardware-Informationen können einen Rückschluss auf Ihre Person zulassen und sind daher als personenbezogene Daten zu behandeln.

Die bei Zoom verfügbare „Aufmerksamkeitsüberwachung“ ist deaktiviert. Der Text innerhalb der Chatfunktion wird in einer separaten Datei gespeichert und ist im Falle einer Aufzeichnung nicht Teil des Videos.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung bei Zoom-Nutzung können Sie unter https://zoom.us/de-de/privacy.html sowie https://zoom.us/docs/de-de/privacy-and-security.html abrufen. Bitte beachten Sie, dass es sich dabei um eine externe Website handelt, die von der Zoom Video Communications, Inc. in eigener Verantwortlichkeit betrieben wird und bei deren Besuch personenbezogene Daten verarbeitet werden.

IV.    Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Daten von Beschäftigten und Kunden/Bürgerinnen, soweit dies für die Erfüllung der ihnen übertragen Aufgaben und somit für die Durchführung des Dienstverhältnisses erforderlich ist. Die Rechtsgrundlage ergibt sich aus Art. 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 lit. b) bzw. e), Ab-satz 3, Art. 88 DS-GVO

V.    Speicherung

Die oben angegebenen Daten werden solange verarbeitet, wie es für die Durchführung der Online-Meetings und damit zusammenhängender Services erforderlich ist. Das gilt nicht, sofern abweichend davon ein längerer Speicher- oder Aufbewahrungszeitraum gesetzlich vorgeschrieben oder für die Rechtsdurchsetzung innerhalb der gesetzlichen Verjährungsfristen erforderlich ist. Sofern Daten lediglich noch zu den vorgenannten Zwecken aufbewahrt werden, ist der Datenzugriff auf das dafür nötige Maß beschränkt.

Wird das Online-Meeting aufgezeichnet, erfahren Sie dies über eine Vorankündigung der Organisatorin/des Organisators und/oder über eine technische Signalisierung. Sie können Ihre Kamera und ihr Mikrofon selbstständig deaktivieren und das Meeting jederzeit verlassen. Mit der Aufzeichnung werden die Daten des Audio- und Videostreams sowie optional die Nachrichten in der Chat-, Fragen- oder Umfragefunktion gespeichert und bleiben über die Dauer des Meetings hinaus gespeichert. Die auf den Cloudservern des Anbieters von „Zoom“ gespeicherten Aufzeichnugen werden nach spätestens 30 Tagen automatisch gelöscht. Soweit Online-Meetings nicht aufgezeichnet werden, speichert der Anbieter die Meetinginhalte nach eigenen Angaben nach Abschluss des Meetings nicht.

Wenn Sie mit einem Zoom-Account angemeldet sind, können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfrage-funktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

VI.    Datenverarbeitung außerhalb der EU / des EWR

Im Rahmen der Nutzung von Zoom werden personenbezogene Daten außerhalb der EU / des EWR verarbeitet. Die Übermittlung der Daten erfolgt auf der Grundlage von Standarddatenschutzklauseln der EU-Kommission als geeignete Garantie für ein angemessenes Datenschutzniveau gemäß Artikel 46 Absatz 2 lit. c DS-GVO. Aktuell arbeitet Zoom daran, die vom EuGH zusätzlich geforderten Sicherheitsmechanismen zu implementieren.

Zoom ist so konfiguriert, dass die im Rahmen der Online-Meetings unmittelbar erhobenen Daten (wie Bild, Ton, Gesprächsinhalte) grundsätzlich am nächstgelegenen Serverstandort, und damit regelmäßig innerhalb der EU, und ansonsten ausschließlich auf US-amerikanischen Servern verarbeitet werden. Die übrigen sogenannten Metadaten werden auf US-amerikanischen Servern verarbeitet.

VII.    Verschlüsselung

Da bei Zoom-Meetings der Ton und das Bild der jeweiligen Sprecherin / des jeweiligen Sprechers in hoher Qualität an eine Vielzahl von Personen übertragen werden müssen, ist die Verbindung nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt, aber transportverschlüsselt.

Ihre Rechte als Nutzer

Bei Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gewährt die DSGVO Ihnen als Webseitennutzer bestimmte Rechte, die Sie sowohl gegenüber uns als auch gegenüber Facebook ausüben können:

1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO):

Sie haben das Recht eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im einzelnen aufgeführten Informationen.

2 Recht auf Berichtigung und Löschung (Art. 16 und 17 DSGVO):

Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Sie haben zudem das Recht, zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden.

3 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO):

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, für die Dauer einer etwaigen Prüfung.

4 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO):

In bestimmten Fällen, die in Art. 20 DSGVO im Einzelnen aufgeführt werden, haben Sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten bzw. die Übermittlung dieser Daten an einen Dritten zu verlangen.

5 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO):

Werden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f erhoben (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen), steht Ihnen das Recht zu, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

6 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben gem. Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.

7 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen gerne für Auskünfte oder Anregungen zum Thema Datenschutz zur Verfügung:

Gemeinde Niefern-Öschelbronn

Datenschutzbeauftragter
Friedenstraße 11
75223 Niefern-Öschelbronn
Telefon: 07233 9622-0
Telefax: 07233 9622 - 99
E-Mail: datenschutz@niefern-oeschelbronn.de

Nur symptomfrei, mit Mund-Nasen-Schutz und bitte mit Termin ins Rathaus!

Wir sind weiterhin für Sie da! Kommen Sie aber wegen der Corona-Pandemie bitte wirklich nur ins Rathaus, wenn Ihr Anliegen wichtig und unaufschiebbar ist, wenn Sie keine Corona-Symptome zeigen und wenn Sie vorher einen Termin mit dem/der für Ihr Anliegen zuständigen Sachbearbeiter/in vereinbart haben. Das verkürzt Ihre Wartezeit und verhindert größere Menschenansammlungen.

Im Rathaus muss ein Mund-Nasen-Schutz getragen werden.

Gemeindeverwaltung Niefern-Öschelbronn
Friedenstr. 11
75223 Niefern-Öschelbronn
Tel.: 07233/96220
E-Mail: gemeinde@niefern-oeschelbronn.de

Hier geht es zur Übersicht Mitarbeiter/innen: www.niefern-oeschelbronn.de/rathaus/aemter.

Bleiben Sie gesund!
Ihre Gemeinde Niefern-Öschelbronn

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